Padang.sumbar.kpu.go.id – Dalam rangka memperkuat tata kelola administrasi dan memastikan keseragaman format persuratan lembaga, KPU Provinsi Sumatera Barat menggelar Sosialisasi Pengelolaan Tata Naskah Dinas dan Tata Kelola Arsip Senin, 12 Januari 2026. Kegiatan ini dilaksanakan secara daring dan luring bertempat di Aula Kantor KPU Provinsi Sumatera Barat. Peserta kegiatan terdiri dari jajaran KPU Provinsi Sumatera Barat dan KPU Kabupaten/Kota se-Sumatera Barat.

Senada dengan hal tersebut, Ketua KPU Provinsi Sumatera Barat, Surya Efitrimen, yang membuka acara secara resmi menyatakan bahwa surat merupakan representasi lembaga. Ia mengingatkan pentingnya pengelolaan arsip yang baik sebagai barang bukti jika terjadi sengketa informasi atau gugatan hukum. "Administrasi yang tertib akan melindungi institusi kita secara hukum maupun etik. Pengelolaan arsip harus dilakukan dengan baik agar dokumen yang menjadi bukti tetap terkelola dengan benar," ujar Surya.

Sekretaris KPU Provinsi Sumatera Barat, Irzal Zamzami, dalam arahannya menekankan bahwa penataan naskah dinas bukan sekadar urusan formalitas, melainkan jalur komunikasi resmi yang memiliki implikasi hukum. "Beberapa kondisi persuratan yang kita temukan masih belum sepenuhnya mengacu pada regulasi terbaru, seperti yang ditetapkan oleh KPU RI. Kita perlu memastikan setiap surat yang keluar memiliki makna yang tepat dan maksud tujuan surat tercapai," tegas Irzal.

Kegiatan ini menghadirkan narasumber Kasubag Persuratan dan Arsip Biro Umum pada Sekretariat Jenderal KPU RI, Tatit Dwiwiarti Santoso, memberikan arahan teknis terkait digitalisasi arsip melalui aplikasi Srikandi dan pemanfaatan Tanda Tangan Elektronik (TTE). Beliau juga menegaskan bahwa mulai tahun 2026, KPU RI akan bersikap lebih tegas dengan mengembalikan naskah dinas yang tidak sesuai standar sebagai bentuk penegakan regulasi.

"Kami ingin menegakkan regulasi agar seluruh naskah dinas KPU RI di Indonesia seragam. Para pejabat di setiap jenjang harus melakukan kendali atas surat-surat yang keluar, mulai dari paraf koordinasi hingga pengecekan format penomoran dan penandatanganan," kata Tatit.

Paparan materi dilanjutkan oleh Arsiparis Mahir Sekretariat Jenderal KPU RI, Astin Muhayati, yang mendetailkan aspek teknis mulai dari format penomoran, penggunaan kode bagian/subbagian, hingga spesifikasi jenis kertas yang digunakan untuk naskah dinas.

Melalui sosialisasi ini, KPU Provinsi Sumatera Barat berharap seluruh jajaran dapat meminimalisir kesalahan administrasi dan mempertahankan nilai pengawasan kearsipan "A" yang telah diraih dari ANRI, demi mendukung keberhasilan Reformasi Birokrasi di lingkungan KPU RI. (Anggre/Parhumas KPU Sumbar)